Zeitmanagement und flexible Arbeitszeitgestaltung

Zeitmanagement und flexible Arbeitszeitgestaltung

Durch die Flexibilisierung der Arbeitszeit, werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtige Spielräume geschaffen, die es ihnen ermöglichen die familiären Bedürfnisse mit den beruflichen Anforderungen zu vereinbaren.

Gleitzeit

Gleitzeit ist die wirkungsvollste und unkomplizierteste Form flexibler Arbeitszeit, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern passgenaues Arbeiten möglich macht. Durch die Kernarbeitszeit wird definiert zu welchen Zeiten alle Mitarbeiter/innen verlässlich in der Einrichtung anwesend sind. Das Arbeitszeitfenster hingegen regelt in welchem Zeitraum die tägliche Arbeit erledigt werden kann, beispielsweise von 7.00 – 19:00 Uhr. Je größer das Arbeitszeitfenster angelegt wird, desto flexibler kann die Arbeitszeit jedes Einzelnen gestaltet werden.

Durch die Möglichkeit der  Mitarbeiter/innen einen Teil der Arbeitszeit eigenverantwortlich zu gestalten sind deren Fehlzeiten geringer und Motivation und Leistungsbereitschaft bei der Arbeit höher.

 

Jahresarbeitszeit

Die Jahresarbeitszeit ist ein Instrument, das es berufstätigen Eltern ermöglicht Zeiten in denen der routinierte Tagesablauf unterbrochen wird wie z.B. Ferienzeiten oder Krankheitstage flexibel zu überbrücken.

Mit der Einführung der Jahresarbeitszeit erhalten Mitarbeiter/innen die Möglichkeit über einen längeren Zeitraum Überstunden anzusammeln und anschließend zu pausieren bzw. umgekehrt Minusstunden zu einem späteren Zeitpunkt auszugleichen. 

Wichtig: Der Ausgleich von Plus- und Minusstunden sollte immer innerhalb eines Jahres möglich und mit der Einrichtung/dem Team abgestimmt sein. 

 

Abgestufte Teilzeit

Abgestufte Teilzeit ist eine effektive Möglichkeit, mit der berufstätigen Eltern der Wiedereinstieg nach der Elternzeit erleichtert werden kann

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter beginnt zuerst mit einer Arbeitszeit von wenigen Stunden in der Woche, die dann Schrittweise über einen vereinbarten Zeitraum hinweg erhöht wird. Mit der abgestuften Teilzeit unterstützt die Einrichtung die Wiedereingliederung Ihrer Mitarbeiter/innen und schafft gleichzeitig  Anreize früher aus der Elternzeit zurückzukehren.

Wichtig: Bei der abgestuften Teilzeit ist eine gemeinsame länger- bis mittelfristige Planung notwendig. Denn zunächst ist sie mit einem größeren organisatorischen Aufwand wie bspw. eine entsprechende Änderung der Arbeitsverträge und die  Einstellung einer Vertretung/Ergänzungskraft verbunden.

 

Teilzeitarbeit in der Elternzeit

Ähnlich der abgestuften Teilzeit gibt es für Eltern in der Elternzeit die Möglichkeit im begrenzten Rahmen (max. 30 Stunden/Woche) zu arbeiten und so den Kontakt zur Arbeitsstelle, den Kolleg/innen und Vorgesetzten zu halten.

Auch die Übernahme von Krankheitsvertretungen und kurzfristiges Einspringen kann für Mitarbeiter/innen in der Elternzeit attraktiv sein.

 

Familienfreundliche Dienstplangestaltung[1]

Dienstzeiten mit Tag- und Nachtdiensten sind eine besondere Herausforderung für Einrichtungen, Mitarbeiter/innen  und Familien. Dennoch bietet die Dienstplanung  Spielräume und Chancen, die es Einrichtungen ermöglichen, auf die privaten und familiären Bedürfnisse der Mitarbeiter/innen zu reagieren:

  1.  Beteiligung und Mitwirkung der Mitarbeiter/innen an der Dienstplanung. Das heißt, dass Kolleg/innen mit und ohne Kinder ihre „Wunschdienste“ einbringen dürfen und gleichermaßen berücksichtigt werden. Ansonsten entsteht schnell der Eindruck, dass Mitarbeiter/innen mit Kindern bevorzugt werden.
  2. Die Dienstzeiten sollten möglichst in Umfang und Dauer pro Tag, Wechsel von Dienst und Frei individuell zur Familiensituation passen.
  3. In Notsituationen sollte immer die Möglichkeit bestehen, den Dienst in Absprache mit gleich qualifizierten Kollegen zu tauschen.
  4. Der Einsatz im Nachtdienst kann im Bedarfsfall über einen gewissen Zeitraum ausgesetzt werden.
  5. Transparente Regelungen, etwa zu Freizeitausgleich oder Urlaubsgewährung, sollten aus dem Dienstplan ersichtlich sein.
  6. Stabile und möglichst langfristige Dienstpläne, ermöglichen es Familienaktivitäten zuverlässig zu planen.

Weiterführende Informationen, Konzepte und Praxistipps zur familienfreundlichen Dienstplangestaltung erhalten Sie in der Broschüre „Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie in der Pflege fördern“ der Initiative „ inqa -Initiative Neue Qualität der Arbeit“ unter:  http://www.inqa.de/SharedDocs/PDFs/DE/Publikationen/pflege-hh4-beruf-und-familie.pdf?__blob=publicationFile

Kostenlose Excel-Tools zur Dienstplangestaltung mit Flexikonto können auf der Internetseite „Arbeitszeitberatung.de “ unter: http://www.arbeitszeitberatung.de/azb.aspx?Sp=0&Dok=07_tools/download-inhalt.htm heruntergeladen werden.

Weitere Maßnahmen bei der Gestaltung einer familienfreundlichen Arbeitszeit sind:

Freie Pausenregelung

Die Arbeitszeit kann z.B. für den Arztbesuch eines Angehörigen, oder das Abholen der Kinder im Kindergarten unterbrochen werden. Wichtig: die Pausenzeiten sollten mit den Kolleginnen und Kollegen im Team abgestimmt und angekündigt sein.

 

Berücksichtigung der familiären Bedürfnisse bei der Urlaubsplanung.

Berücksichtigung der Ferien, Schließzeiten von Betreuungseinrichtungen usw.

 

Sonderurlaub

Wenn Angehörige oder die Kinder erkranken, kann es für die Mitarbeiter/innen notwendig sein, ein paar Tage zu Hause zu bleiben. Zunächst greift dann die gesetzliche Regelung (bis zu 10 Tage im Jahr). Manchmal reichen diese Tage nicht aus, um die Betreuungslücke zu schließen. Für Mitarbeiter/innen ist es deshalb unter umständen sehr attraktiv, wenn ihr Arbeitgeber ihnen unkompliziert unbezahlten Urlaub gewährt.

 


[1] Vgl. PRO PflegeManagement: Familienfreundliche Maßnahmen bescheren Ihnen treue Mitarbeiter http://www.ppm-online.org/verlag/artikel-lesen/artikel/familienfreundliche-massnahmen-pflege/